Inclusão de critérios de sustentabilidade nas contratações da UFSC

O sucesso do projeto está diretamente ligado à inclusão de seu Grupo de Pesquisa no processo de elaboração de Termos de Referência (TR) das licitações realizadas pela UFSC. Para tanto, fez-se necessário conhecer como funciona o fluxo de informações entre os Departamentos de Compras (DCOM) e de Licitações (DPL). Um diagrama simplificado de como se dá esse fluxo é apresentado na Figura 1.

A atuação do Grupo inicia antes da elaboração do Termo de Referência (TR) da licitação, quando é recebida uma demanda de material a ser licitado. Inicialmente há a classificação do material em categorias, como “mobiliário de madeira” e “mobiliário misto – cadeiras”, por exemplo, a fim de facilitar a escolha de critérios específicos para cada uma delas. A fase de definição de critérios é a mais extensa e importante em todo o processo de inclusão de critérios de sustentabilidade, pois são feitas pesquisas bibliográficas e documentais e é elaborada uma lista de possíveis requisitos ambientais para a categoria a ser analisada por todo o Grupo de Pesquisa durante uma ou mais reuniões.
Essa lista constituirá um Ofício Circular que será enviado aos fornecedores juntamente com o pedido de orçamento dos materiais licitados. O objetivo desse ofício é orientar a Administração sobre as possibilidades de atendimento do mercado aos critérios de sustentabilidade, garantindo que o certame não seja impugnado ou questionado por parte dos órgãos de controle.

Após o retorno dos fornecedores, o Grupo de Pesquisa aprova, altera ou suprime os requisitos ambientais e elabora o Pré-termo de Sustentabilidade, um documento cujas informações serão incluídas no TR.

A Coordenadoria responsável pela elaboração do TR, no Departamento de Compras, recebe o pré-termo de sustentabilidade e faz a inclusão de seus critérios no TR, que passa pela conferência da Diretoria do Departamento de Compras.

O TR é, então, enviado ao Departamento de Licitações para aprovação. Em seguida, toda a documentação é analisada pela Pró-Reitoria de Administração, que autoriza a abertura do certame.

Posteriormente, o Departamento de Licitações utiliza o TR para elaborar a Minuta do Edital da licitação e realiza o certame.

Sendo necessário, o Grupo de Pesquisa avalia o certame, considerando os pedidos de esclarecimento, de impugnação ou de recurso, falando diretamente com o responsável pelo certame. Nessa fase é analisada a aceitação dos requisitos de sustentabilidade por parte dos licitantes e decide-se por mantê-los, alterá-los ou suprimi-los. Feito isso, o Grupo de Pesquisa homologa a lista final de requisitos por categoria de material e elabora modelos de documentos a serem transferidos para um banco de dados das Coordenadorias, possibilitando sua utilização em futuras licitações.

Considera-se normal que, com o passar dos anos, surjam novos critérios de sustentabilidade, especialmente quando criadas ou alteradas leis, portarias, instruções normativas ou NBR compulsórias, por isso, acredita-se que o Grupo de Pesquisa deverá revisar tais documentos com certa periodicidade.

Na Figura 2 observa-se um diagrama simplificado da atuação do Grupo de Pesquisa e Extensão para Inclusão de Critérios Ambientais nas Compras e Contratações da UFSC em conjunto com os Departamentos de Compras e de Licitação.